チラシ等の原稿作成

この内容については、事務局長様・機関誌部様の了承を得ていません。

要項の出品規定への追加文

要項の出品規定のその他への追加で良いと思うのですが

作品と作者名・会場風景などはホームページなどで公開される場合があります。

を追加したほうが良いでしょう。

ーーーー説明１ーーーーーーーーーーーーーー

電子版の可否にかかわらず、展覧会の開催情報や作品などの展示内容・会場風景等、スマホで撮影してインターネットで勝手に公開される時代となってしまったため、少なくとも出品規定に展示内容・会場風景等をホームページ等で公開される場合があることを明示しておかなければなりません。
また、機関誌の内容をホームページ等に載せる場合は、機関誌の原稿依頼時に執筆者様に機関誌の内容がホームページなどで公開される場合があることの了解を得る必要があります。入場者の感想も執筆者名はイニシャル等にしてホームページ等で公開される場合があることを明示しなければなりません。
総会などで展示内容等のホームページ等での公開についての明示についての了承を得てください。

ーーーー説明２ーーーーーーーーーーーーーー

近年、作品と作者名などをホームページやSNS（Facebook・Instagram・X・YouTube など）で公開されることも多くなってきました。
建築物や屋外・公開の美術作品（パブリックアート）は著作権法46条に例外規定があって、基本的に撮影・公開も自由のはずですが、トラブルを避ける意味でも出品規定に注意書きを追加したほうが良いでしょう。
「公開」とは、公衆に解放することで、埼玉平美会員以外に閲覧される場合があるということですが、ネットで話題にならないかぎり埼玉平美会員以外に閲覧されることは、ほとんどありません。
会場風景のスナップ写真も人物が写っていなければいいのですが、写ってしまう場合の注意点として、人が小さく写っていても顔の識別が困難なもの・後ろ姿で写っていて顔が分かりにくいなどに配慮する必要があります。
特別展示の紹介など、個人が大きく写っているなどはっきり識別できる写真の場合は、あらかじめ本人にホームページやSNSなどで公開してもよいかの了承をいただいたほうが良いでしょう。了承をいただけない場合は顔が識別しずらくなるよう遠景で撮ったり、本人が入らない写真を使うなどの工夫が必要です。
他の平和美術展様のホームページなどを見ると常識の範囲内で公開しているという曖昧な答えになってしまいます。

参考：
「イベント・観光地での撮影・録画はどこまで自由か～著作権・施設管理権・契約の守備範囲を考える～」
専門家に聞いてみよう！ そのSNS投稿ちょっと待って！ 弁護士が教える写真と肖像権
関西平和美術展様 2016年展示作品と会場風景紹介（古い形式のため「安全ではありません」と表示が出る場合があります。